Profesionální předseda SVJ – všestranný odborník

Nemáte zvolený výbor? Hledáte nového profi-předsedu? Pak neváhejte a podívejte se na naši novou poptávkovou stránku pro službu profi-předsednictví

Jaké hlavní zodpovědnosti si na sebe bere profesionální předseda?

Statutárním orgánem společenství vlastníků je podle § 1205 výbor, jako orgán kolektivní, v jehož čele stojí předseda výboru, případně předseda společenství, v případě, že je zvolen předseda jako orgán jednočlenný. Úkoly a odpovědnosti statutárního orgánu jsou dány obecným ustanovením OZ a ostatních právních předpisů ukládajících povinnosti vlastníku nemovitých věcí. Především je třeba funkci statutárního orgánu vykonávat s péčí řádného hospodáře.

Z toho plynou **úkoly **

• v oblasti finanční (vybírání příspěvků do fondu oprav a údržby, řádné hospodaření s těmito prostředky, vymáhání dluhů, vedení řádné účetní evidence a podávání výkazů vůči státním orgánům, rozúčtování záloh na služby atd.).

• v oblasti technické (péče o společný majetek, zajišťování údržby a oprav, sledování kvality jejich provedení, plánování obnovy a rekonstrukce) a

• v oblasti administrativně právní (vedení řádné technické dokumentace domu, zajištění pojištění domu a řešení pojistných událostí, zajišťování pravidelných revizí atd.).

Z výše uvedených úkolů pak plyne osobní odpovědnost předsedy, případně člena statutárního orgánu za škodu. Tento výčet je pouze ilustrativní. Odpovědnost člena statutárního orgánu je dána ustanovením § 159/1 OZ. „Kdo přijme funkci člena voleného orgánu, zavazuje se, že ji bude vykonávat s nezbytnou loajalitou i s potřebnými znalostmi a pečlivostí. Má se za to, že jedná nedbale, kdo není této péče řádného hospodáře schopen, ač to musel zjistit při přijetí funkce nebo při jejím výkonu, a nevyvodí z toho pro sebe důsledky." Ve smyslu § 159/3 OZ je dána majetková odpovědnost člena statutárního orgánu: „Nenahradil-li člen voleného orgánu právnické osobě škodu, kterou jí způsobil porušením povinnosti při výkonu funkce, ačkoli byl povinen škodu nahradit, ručí věřiteli právnické osoby za její dluh v rozsahu, v jakém škodu nenahradil, pokud se věřitel plnění na právnické osobě nemůže domoci."

Jaké pravidelné činnosti vykonává profesionální předseda, co patří k jeho denním aktivitám?

Mimo úkoly uvedené u první otázky musí profesionální předseda SVJ organizovat práci výboru (pokud se jedná o kolektivní orgán – připravovat schůze výboru a pořizovat z nich zápis, připravovat podklady k jednání shromáždění, shromáždění svolávat a předkládat shromáždění návrhy na rozhodnutí, které patří do kompetence shromáždění SVJ (§1208 OZ), a podle výsledků hlasování provádět odsouhlasené úkoly a činnosti). Dále o své činnosti podává shromáždění SVJ (jako nejvyššímu orgánu společenství) zprávu. Všechny výše zmíněné aktivity jsou manažerského typu a je třeba využít nejen odborných znalostí, ale také mezilidských dovedností. Každodenním chlebem je také řešení sousedských sporů, které sice patří do občanskoprávních problémů, ale výbor SVJ /předseda SVJ se často stává prostředníkem, který koordinuje řešení a hledá shodu napříč stranami.

Jaké jsou důležité kroky pro výběr toho správného profesionálního předsedy SVJ? Na co si dát při jeho výběru pozor?

V první řadě je třeba zodpovědět otázku, zda-li chce mít společenství jako statutární orgán jednu osobu, či orgán kolektivní. Obě varianty mají své pro a proti. V případě kolektivního orgánu může profi předseda vykonávat podstatnou část práce výboru, ale právní odpovědnost leží nadále i na ostatních členech výboru. Na druhou stranu je zde pocit lepší kontroly činnosti statutárního orgánu dalšími vlastníky (členy výboru). V případě profi předsedy jednotlivce je právní odpovědnost výlučně na této jedné osobě, ale kontrolu je třeba provádět pouze v rámci shromáždění nebo prostřednictvím dalšího kontrolního orgánu, pokud se na něm shromáždění při schvalování stanov či následně při jejich změně usneslo.

Zde je vhodné přihlédnout na velikost spravovaného subjektu. Mít vícečlenný výbor a ještě kontrolní komisi dává smysl u bytových domů od 100 BJ výše. U malých domů do 20 BJ je pak postačující mít pouze předsedu. Dále je dobré si uvědomit, co bude SVJ/BD dělat, když se se statutárním orgánem něco stane (nemoc, pracovní povinnosti, úmrtí etc.), zda-li je zastupitelný a jaký postup bude určeno pro zvolení nového statutárního zástupce.

Pro výběr subjektu, který bude vykonávat funkci profesionálního předsedy SVJ je zejména důležitá znalost problematiky společenství vlastníků. Výhodou je, pokud profi předseda není fyzickou osobou, ale je to právnická osoba (firma), která má zkušenosti v dané oblasti a zaměstnává profesionály z různých oborů, a je tedy možné jednotlivé problematiky v rámci firmy konzultovat. Rovněž v případě právnické osoby je výhodou zastupitelnost v případě nemoci, dovolené a podobně. Tak jako to platí pro výběr dodavatelů v jiných oborech, je na místě i zde varovat před podezřele nízkou cenou. Práci profesionálního předsedy by měl vykonávat kvalifikovaný odborník a ten přece jen něco stojí.

Jaké znalosti máme vyžadovat od profesionálního předsedy? Jaký rozsah činností po něm můžeme požadovat?

Pokud nemá profi předseda zázemí zkušené firmy, měl by zvládat ekonomickou problematiku, měl by mít znalosti práva minimálně v rozsahu problematiky společenství vlastníků a bytového spoluvlastnictví, jakož i obecná ustanovení o fungování právnických osob a právních povinnostech těchto subjektů vůči státní správě. Taktéž základní technické znalosti včetně periodicity revizí jednotlivých sítí a zařízení. V neposlední řadě pak musí mít taková osoba psychologické znalosti, protože v některých případech je řízení shromáždění a jednání s vlastníky bytů značně složitý úkol, vyžadující velkou dávku diplomacie. Profesionální předseda by měl vykonávat všechny povinnosti vlastníka vůči státním orgánům a ostatním subjektům, včetně správy finančních prostředků a péče o hmotný majetek společenství (společné části domu a pozemku).

Kolik času týdně věnuje přibližně profesionální předseda správě jednoho SVJ?

Časová náročnost výkonu funkce profi předsedy je jen obtížně měřitelná. Záleží na charakteru a velikosti domu, složitosti vlastníků bytů i konkrétním technickém stavu domu ve vztahu k opravám, rekonstrukcím, reklamacím atd. Čas strávený u jednotlivých domů se v závislosti na výše uvedených faktorech může měnit. I při základní agendě počítejte desítky hodin měsíčně. Velkou roli hraje, zda-li má agenda domu pevně stanovený řád, řádně evidovanou dokumentaci (smlouvy, tech. dokumenty, účetní doklady, členskou evidenci/evidenci vlastníků etc.). V ideálním případě dům využívá jednotné místo pro komunikaci, evidenci historie a úkolů současných a všech dokladů pro vedení domu. Nově příchozí předseda tak nemusí trávit dlouhé hodiny auditem a nastavováním procesů, což službu výrazně zefektivní a z dlouhodobého horizontu zlevní. Každý řádný předseda reportuje své výstupy shromáždění, kde je jasně zřetelné, jaké úkoly řešil s jakou časovou dotací.

S jakou finanční odměnou musí SVJ počítat pro profi předsedu?

Rovněž na tuto otázku není jednoznačná odpověď. Záleží na faktorech uvedených v předchozí otázce. Rovněž je významné, zda vedle profi předsedy je některá činnost správy domu přenesena na správcovskou firmu, či zda profi předseda vykonává i činnost správní firmy. Obecně je možno podle nabídek na trhu konstatovat, že se odměna za výkon funkce profi předsedy pohybuje v řádu jednotek až desítek tisíc korun měsíčně v závislosti na velikosti bytového domu (počtu bytových jednotek) a náplni agendy.

Z tržního průzkumu vidíme, že se odměna pohybuje řádově od 5000 Kč /měsíčně za dům. Cena je také upravována i dle technického stavu domu a počtu spravovaných jednotek. Z průzkumu dále vyplývá, že menší domy budou platit vždy vyšší cenu přepočteno na bytovou jednotku než domy velké. U menších domů musí být kladen velký důraz na elektronizaci, efektivitu, bezproblémový chod a ideálně předsednictví na dálku, pokud chtějí tlačit dodavatele s cenou dolů. Pryč jsou ty doby, kdy se předsednictví ujímaly “dobré duše”, které vykonávaly roli bezplatně nebo za zanedbatelnou částku. V dnešní době jsou si vlastníci dobře vědomi velikosti odpovědnosti statutárů a mnozí i šíře úkolů, které by museli plnit, kdyby roli předsedy vzali na svá bedra. To se samozřejmě odráží i v ceně služby profi-předsednictví.

Jak kontrolovat práci profi předsedy?

Jak bylo zmíněno již výše, každý řádný předseda předkládá pravidelně report o činnosti vlastníkům. Report dle našeho názoru stačí tak jednou za ¼ roku, pokud se řeší běžné provozní věci na domě. V případě přípravy rekonstrukcí, havarijních stavů nebo jiných problémů doporučujeme reprovat častěji (měsíčně). U nově převzatých domů je vždy práce s nastavením procesů a audity, u zaběhlých domů s bezproblémovým provozem je hlavním úkolem plnit hlavně zákonné povinnosti.

Ze zkušeností vás uživatelů a dotazů, které dostáváme do poradny, můžeme vřele doporučit vytvoření jednotného komunikačního místa, které budete následně sdílet se všemi vlastníky. Jednoduše a transparentně tak uvidíte jaké aktivity jsou profi předsedou na domě vykonávány, může vám ukládat všechny dokumenty přehledně na jednom místo, do kterých pak máte kdykoliv přístup (smlouvy, zápisy z jednáni výboru, bankovní výpisy, cenové nabídky, podklady ke shromáždění, revizní zprávy etc.), plánovat nutné opravy, výměny i shromáždění, evidovat dlužníky, kontrolovat změny v majetkových poměrech na katastru nemovitostí, odbavovat zábavy a havárie. Všechny tyto úkony jsou v míře odpovědnosti statutárního zástupce a je i odpovědností každého vlastníka si jejich plnění hlídat. Budete tak nejen v obraze, že jsou služby, za které si platíte vykonávány, ale budete si také jisti, jak je s vaším majetkem nakládáno. Z pohledu profi předsedy je pak také průkazné, že k plnění jeho povinností dochází, a že je i v rukou vlastníků, jak se ke správě společného majetku staví. Nečinnost vlastníků je většinou důvodem a brzdou k realizaci modernizačních záměrů nebo havarijních stavů.

""Závěrem bychom chtěli říci, že ať si zvolíte předsedu/výbor z vlastních řad nebo si najmete profesionála, odpovědnost za správu vašeho majetku nesete vy jako vlastníci. Jednejte tedy podle toho. Předsedové jsou jen prodlouženou rukou shromáždění a bez vašeho mandátu nemohou udělat nic.""