Jaké dokumenty musí SVJ zakládat do sbírky listin podle zákona? Přehled povinností a klíčových paragrafů

Ano, Zákon o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob (zákon č. 304/2013 Sb.), ukládá společenstvím vlastníků jednotek (SVJ) povinnost zakládat určité dokumenty do sbírky listin.

Jaké dokumenty musí SVJ zakládat do sbírky listin?

Podle § 66 zákona č. 304/2013 Sb. musí SVJ do sbírky listin zakládat následující dokumenty:

1️⃣. Zakladatelské dokumenty a jejich změny

• Stanovy a jejich změny.

2️⃣. Účetní závěrky

• Řádná účetní závěrka (každoročně).
• Mimořádná účetní závěrka, pokud byla sestavena.

3️⃣. Další dokumenty podle zvláštních právních předpisů

• Např. zprávy o hospodaření, pokud je jejich založení vyžadováno, třeba stanovami

Paragraf upravující povinnost SVJ zakládat dokumenty do sbírky listin

• § 66 odst. 2 zákona č. 304/2013 Sb.: - „Do sbírky listin se zakládají listiny stanovené tímto zákonem nebo jiným právním předpisem.“
• § 66 odst. c pak konkrétně uvádí, že obchodní korporace (kam SVJ patří) mají povinnost zakládat účetní závěrky.

V praxi to znamená, že SVJ je povinno každý rok ukládat svou účetní závěrku do sbírky listin obchodního rejstříku. Pokud SVJ změní stanovy, musí tuto změnu také vložit do sbírky listin. Pokud ale změna stanov proběhla pouze na shromáždění a ne notářským zápisem, pak je třeba doložit zápis ze shromáždění a schválení jednotlivých změn také.

Pokud by SVJ tuto povinnost neplnilo, může mu hrozit pokuta ve správním řízení. Podle §104 lze uložit pokutu do výše 100 000 Kč.

Bohužel se stále potkáváme s SVJ i BD, které ve sbírce listin nemají řádně založené účetní závěrky a potažmo zprávy o hospodaření. Následky porušení jsou přímo vyjmenovány v zákoně.

Následky porušení povinnosti předložit listiny

⚖️ § 104 říká: “Předseda senátu může uložit pořádkovou pokutu zapsané osobě také tehdy, jestliže neuposlechla výzvy rejstříkového soudu, aby mu sdělila skutečnosti nebo předložila listiny potřebné k rozhodnutí v řízení zahájeném bez návrhu nebo aby mu předložila listiny, které podle tohoto nebo jiného zákona mají být založeny do sbírky listin; pořádkovou pokutu lze uložit do výše 100000 Kč”

⚖️ § 105 říká: “Neplní-li zapsaná osoba povinnosti podle § 104 opakovaně nebo může-li takové neplnění mít závažné důsledky pro třetí osoby a je na tom právní zájem, může rejstříkový soud i bez návrhu zahájit řízení o zrušení zapsané osoby s likvidací, ledaže jsou splněny podmínky pro postup podle § 105a; rejstříkový soud na tuto skutečnost zapsanou osobu upozorní a poskytne jí přiměřenou lhůtu k odstranění nedostatků.”

⚖️ §102 (2) ještě doplňuje: “Má se za to, že člen statutárního orgánu právnické osoby, která neplní povinnosti podle § 105, porušuje péči řádného hospodáře.”

Jak je to obecně ze zápisy ze shromáždění nebo per rollam hlasování?

Zápisy ze shromáždění vlastníků a zápisy z hlasování per rollam nejsou podle zákona č. 304/2013 Sb. povinně ukládány do sbírky listin veřejného rejstříku.

Důvody:

1️⃣. Zákon č. 304/2013 Sb. v § 66 nestanoví tuto povinnost

• Povinnost zakládat do sbírky listin se vztahuje především na stanovy, jejich změny a účetní závěrky.
• O zápisech ze shromáždění vlastníků a o zápisech z hlasování per rollam se zákon nezmiňuje.

2️⃣ . Zákon č. 89/2012 Sb. (občanský zákoník) také nestanoví povinnost jejich zakládání do veřejného rejstříku

• § 1207 občanského zákoníku pouze ukládá SVJ povinnost uchovávat zápisy ze shromáždění vlastníků (včetně příloh, jako jsou prezenční listiny nebo výsledky hlasování) a umožnit vlastníku jednotky do nich nahlédnout.
• § 1210 občanského zákoníku stanoví povinnost uchovávat dokumentaci i v případě rozhodování per rollam.

3️⃣. Zápisy z jednání shromáždění jsou interní dokumenty SVJ

• Slouží primárně členům společenství a nejsou určeny ke zveřejnění v obchodním rejstříku.
• Jsou důležité pro kontrolu rozhodování, ale jejich zveřejnění není nutné.

Závěr:

• SVJ nemusí ukládat zápisy ze shromáždění vlastníků ani zápisy z hlasování per rollam do sbírky listin veřejného rejstříku.
• Musí je však uchovávat a zpřístupnit vlastníkům jednotek k nahlédnutí - viz článek Nahlížení do hlasovacích lístků vlastníkem

Mějte své SVJ pod kontrolou!

za redakci sousede.cz. Zlata Botero Vašková

Zdroj obrázku: pixabay.com ______________________________________________________________________ CO VŠE MŮŽETE SE SOUSEDÉ.CZ ZÍSKAT:

• V naší Poradně, naleznete nejčastější dotazy a manuály pro používání portálu Sousede.cz.

• Pravidelně pořádáme bezplatné vzdělávací webináře s odborníky, registrace a záznamy naleznete ZDE

• Pokud hledáte dodavatele služeb, nebo jen radu navštivte naše Tržiště.

• Informační letáky s výhodami využívání pro Předsedy SVJ a Vlastníky bytových jednotek k vytištění a vylepení na nástěnku v domě.

• Kompletní přehled funkcí a ceník naleznete přímo na webových stránkách.

• Objevte nejnovější trendy, tipy a novinky z naší oblasti. Náš blog je plný užitečných informací, které vám pomohou být vždy o krok napřed.