Práce s datovými schránkami

Od 1.1.2023 se strhla lavina zakládání datových schránek díky novele zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Pro SVJ stejně jako pro ostatní právnické osoby i podnikající fyzické osoby nastaly nové povinnosti. Ale nelekejme se jich. V používání datové schránky nejde o žádnou složitost. Tyto typy a rady vám určitě pomohou se zorientovat v tématu.

Pro bezproblémovou aktivaci a fungování datové schránky je třeba splnit základní předpoklady

• Zkontrolujte si aktuálnost zápisu statutárních orgánů v obchodním rejstříku - přístupové údaje budou zaslány právě statutárům, kteří jsou uvedeni v OR. Pokud zápis v OR neodpovídá a to např. z důvodu nově zvolených statutárů doporučuji využít k zápisu online rozhraní tzv. “Chytrého formuláře”.

• Zkontrolujte si adresy statutárů, i když jste aktuální statutár podívejte se, jakou máte v OR uvedenou trvalou adresu, abyste se nedivili, že je dopis poslán tam, kde si nemáte poštu jak vyzvednout, případně ihned zažádejte o opravu údajů v OR. (vaše trvalá adresa je ale spojena s údaji zapsanými ve vaší občance v evidenci občanů, tedy zde se budete muset obrátit na městský úřad).

• Po obdržení dopisu vám stačí sednout k počítači, mít připojení k internetu a následovat pokyny v dopise. Kdo zvládá základní dovednosti ovládání PC, je běžným uživatelem emailu a internetu, pak si hravě s aktivací poradí. Přejdete na web:[www.mojedatovaschranka.cz](http://www.mojedatovaschranka.cz a podívejte se na úvodní návodné video pro první přihlášení (pokud ne, pomůžeme vám, obraťte se na naši zákaznickou podporu nebo na infolinku datových schránek 954 200 200).

• Další doporučení je nastavit si notifikace pro zasílání informací, v datové schránce je v horní části ozubené kolečko “Nastavení” na které když kliknete tak se Vám objeví nabídka pro notifikační centrum.

Dále v levém menu zvolíte notifikace a objeví se vám okno, kam vyplníte pouze:

• Váš email ( na který vám bude notifikace zasílána) - zde doporučuji zvolit ideálně email, na který chodíte denně (pokud dáte osobní) a nebo ještě lépe vložit obecný email SVJ, tak budou o zprávách vědět všichni členové výboru (důležitá role zastupitelnosti).

• Zvolíte si typ notifikací o jaké máte zájem.

• Zvolíte si i typ obsahu v základním je jen info o tom, že vám přišla zpráva do datovky, v rozšířeném se dozvíte i co je ve zprávě napsáno (pro potřeby SVJ doporučuji rovnou zvolit rozšířený obsah).

Celé nastavení zvládnete během pár sekund a následně svou práci “Uložte” modrým tlačítkem vlevo dole.

• Důležitým bodem je také uvědomit si, kdo má mít k datové schránce přístup. Myslete na fikci doručení, na korespondenci s úřady a hlavně legislativní povinnosti. Z tohoto pohledu doporučuji nastavit si pověřené osoby, které v případě vaší neschopnosti budou mít k datovce přístup. Pokud jste ve výboru min. 2 osoby, pak jste zřejmě dostatečně chráněni. Ale jsou mezi vámi desetitisíce solitérních statutárů, kteří by velmi jednoduše mohli být postižitelní v případě opomenutí schránku vybírat. A nezapomeňte, že na neznalost zákona se nedá vymlouvat. Stejně tak na vaši neschopnost schránku vybírat, kvůli nemoci, poruchám PC techniky atd.

Okruh osob, které jsou či mohou být oprávněné k přístupu do datové schránky společenství vlastníků jednotek stanoví §8 zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Jsou jimi:

• Statutární orgán nebo člen statutárního orgánu právnické osoby, pro niž byla datová schránka zřízena (do této skupiny patří i profesionální předsedové statutárních orgánů společenství vlastníků jednotek, kteří jsou zapsáni v OR).

• Administrátor, kterou může být fyzická osoba určená statutárním orgánem společenství vlastníků jednotek, pro niž byla datová schránka zřízena, k úkonům, které jsou jim podle tohoto zákona vyhrazeny ve vztahu k pověřeným osobám a k ministerstvu.

• Pověřená osoba, kterou může být kterákoliv fyzická osoba pověřená statutárním orgánem společenství vlastníků jednotek, pro niž byla datová schránka zřízena, a to v rozsahu jím stanoveném - představte si paní účetní (pro komunikaci na FÚ, MSSZ a zdravotními pojišťovnami), nebo facility manager, který se společně s vámi stará o správu a chod domu a pomáhá vám odbavovat i legislativní požadavky

Jak nastavit pověřenou osobu? Opět velmi jednoduše:

• v nastavení v levém menu zvolte pole “Uživatelé”
• klikněte na tlačítko “+ Nový uživatel” a vyplníte povinná pole (jméno, příjmení, datum narození adresa i stát)
• vyplňte všechna povinná pole a svou práci uložte tlačítkem “Přidat uživatele”

Pozor na volbu typu oprávnění (doporučuji zakliknout “Pověřená osoba” ) se specifikací akcí, které může osoba provádět. Opět zvažte jaké úkony budete chtít, aby osoba za vás dělala, zdali jen zprávy četla a dávala vám pokyny k akci, nebo i mohla zprávy posílat (upomínky vlastníkům, soudní spory, reporty a hlášení na úřady).

Závěrem bych ještě ráda připomněla i zpoplatnění dlouhodobé archivace zpráv v trezoru. Datová schránka uchovává zprávy pouze 90 dní, poté se automaticky mažou. Doporučuji si tedy založit online dokumentovou složku ve vašem virtuálním domě na www.sousedé.cz a do ní zprávy ukládat. Je to nejlevnější a nejpřehlednější způsob archivace vašich datových zpráv. Pokud si zřídíte datový trezor, pak se připravte na vícenáklady. Jen pro představu 100 zpráv vás na rok vyjde 720 Kč vč. DPH, 1000 zpráv pak na 5 900 Kč ročně a pokud jste velký dům a budete mít v trezoru více jak 5000 zpráv, pak se přichystejte na platbu ve výši 29 500 Kč za rok. Více informací o datovém trezoru se dozvíte v obchodních podmínkách.

Přeji všem, ať vstup směrem k digitalizaci proběhne hladce. Neváhejte se obrátit i na naši zákaznickou podporu, rádi vám s datovkami pomůžeme. Online správa a komunikace je cesta jak mít naše SVJ/BD konečně pod kontrolou.

Autorka: Zlata Botero Vašková, jednatelka sousedé.cz

Zdroj foto: mojedatovaschranka.cz, sousedé.cz

______________________________________________________________________

CO VŠE MŮŽETE SE SOUSEDÉ.CZ ZÍSKAT:

• V naší Poradně, naleznete nejčastější dotazy a manuály pro používání portálu Sousede.cz.

• Pravidelně pořádáme bezplatné vzdělávací webináře s odborníky, registrace a záznamy naleznete ZDE

• Pokud hledáte dodavatele služeb, nebo jen radu navštivte naše Tržiště.

• Informační letáky s výhodami využívání pro Předsedy SVJ a Vlastníky bytových jednotek k vytištění a vylepení na nástěnku v domě.

• Kompletní přehled funkcí a ceník naleznete přímo na webových stránkách.

• Portál také můžete ovládat z naší mobilní aplikace (stáhněte zdarma v Google store nebo App Store).