Lhůty pro úschovy účetních dokladů

Mimo účetní závěrku, výroční zprávu o hospodaření, mzdových listů a evidenčních listů důchodového pojištění platí pro všechny ostatní účetní záznamy společenství, že je společenství musí uschovávat ve lhůtě 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. Někteří doporučují přidat k této lhůtě 3 měsíce navíc, protože tvrdí, že je účetní období uzavřeno de facto až v okamžiku účetní závěrky a ta má být vyhotovena ve lhůtě do 3 měsíců od konce účetního období. Výslovně to však v zákoně takto uvedeno není.

Zákonnou úpravu úschovy účetních dokladů najdete v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví – konkrétně v části šesté, § 31 a § 32.

Které konkrétní doklady musí společenství vlastníků ze zákona archivovat déle než 5 let a jak dlouho?

Pro účetní závěrku a výroční zprávu o hospodaření platí povinnost uschovávat je 10 let od konce účetního období, kterého se týkají. Pokud ve společenství vyplácíte odměny členům výboru nebo jiné mzdy, ze kterých odvádíte sociální pojištění, pak je potřeba uschovávat záznamy, které výši pojistného prokazují (přinejmenším mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění). Tyto dokumenty musíte uschovat po dobu 30 let od konce období, kterého se týkají. Po tuto dobu je z praktických důvodů vhodné ponechat si v úschově také smlouvy se zaměstnanci.

A teď pro shrnutí ještě jednou a úplně jednoduše:

Určitě se vyplatí vést si kromě papírové formy i elektronickou evidencí dokladů. Můžete k tomu využít například nástroj Caflou, který dokáže pomoci v účetnictví a zároveň se v něm evidují úkoly. Je vhodný pro SVJ i soukromé firmy. S tímto nástrojem stačí jen nahrát přijatou či vydanou fakturu a on ji s pomocí umělé inteligence přepíše do systému za vás. Přečtěte si více se o tomto moderním způsobu evidence v článku Jak na vytěžování faktur.

A co ostatní dokumenty společenství?

Základní dokumenty o vzniku a statutu společenství a dokumenty, které jsou nezbytné pro fungování společenství (zakladatelské dokumenty, prohlášení vlastníka, stanovy, notářské zápisy, pasporty domu a jednotlivých bytových jednotek, usnesení shromáždění, zápisy z jednání výboru a kontrolní komise, záznamy o provedených revizích, platné smlouvy a další dokumenty důležité pro plynulý chod společenství) by měly být k dispozici po celou dobu existence společenství. Pokud se stanete členem výboru společenství, rozhodně si je od předchozího výboru nezapomeňte vyžádat. Ušetříte si tak čas, kdy byste hledali různá kreativní řešení, jak potřebné dokumenty dodatečně zajistit.

Pokud jde o dokumenty vystavované vlastníkům z titulu správy domu (předpisy měsíčních úhrad za jednotku – tzv. evidenční listy, vyúčtování, apod.) jedná se svou podstatou také o běžné účetní doklady, tudíž i pro jejich uschování platí už výše zmíněná pětiletá lhůta. A na závěr ještě jedna situace, která pro vás bude podnětem pro prodloužení lhůty k uschování dokladů. Máte-li v domě dlužníky, archivujte doklady až do doby, kdy své pohledávky vymůžete.

Ing. Věra Bugárová

www.ucetnictvisvj.cz, https://www.linkedin.com/in/verabugarova/

Účetní specialista pro váš dům | Poradce pro SVJ | Lektor pro obor SVJ | Soudní znalec se specializací účetnictví SVJ

Zdroj foto: Pixabay.com